را نسبت به ایمیل و ارتباط های دیگر مقایسه و با شما مطرح کنیم. قبل از شروع مطلب (شما میتونید جهت خرید این نرم افزار با شماره تماس درج شده در بالای سایت تماس حاصل کنید). در ادامه مطلب با ما همراه باشید.
استفاده از نرم افزار تیکتینگ Ticketing Software در مقایسه با ایمیل به خوبی می‌تواند تیم پشتیبانی را در جهت بهبود در رسیدگی به خدمات و درخواست‌های مشتریان کمک کند.
اگر به فکر استفاده از تیکتینگ برای مدیریت امور و خدمات مشتریان خود هستید، احتمالا این سوال نیز برایتان پیش می‌آید که آیا این نرم افزار و سیستم واقعا ارزش سرمایه‌گذاری دارد. شاید پیش از این از ایمیل برای رسیدگی به شکایات مشتریان استفاده می‌کردید و هرگز نیز مشکلی با این روش نداشتید. آنچه که احتمالا متوجه آن نشده‌اید این است که استفاده از نرم افزار تیکتینگ تا چه میزان می‌تواند حل مشکلات مشتریان را سهل و آسان‌تر کند. سازمانی که این نرم افزار را ایجاد می‌کند، راه‌حل‌های موثری ارائه خواهد داد که هم به نفع مشتریان و هم به نفع شرکت‌ها خواهد بود.
پایگاه داده با امکان جستجو (Searchable Database)
سیستم‌های تیکت دارای پایگاه داده‌ای شامل تیکت‌های قبلی بوده و کارکنان می‌توانند درخواست‌های موردنظر خود را در آن جستجو کنند. این ویژگی بسیار مفید است زیرا افراد پشتیبانی می‌توانند در هنگام مواجهه با مسائلی مشابه با تیکت‌های قبلی، به این پایگاه داده مراجعه کرده و به راحتی راه‌حل‌های مناسب را به مشتریان ارائه کنند.
سلف سرویس (Self-Service)
در برخی از نرم افزارهای تیکتینگ مشتریان می‌توانند بدون نیاز به ارتباط با تیم پشتیبانی، راه حل مشکلات خود را در نرم افزار پیدا کنند. در واقع آنها به یک پایگاه دانش (Knowledge Base) دسترسی داشته و می‌توانند جهت یافتن راه‌حل‌های مشکلات متداول در آن جستجو کنند. این امکان برای مشتریانی که امکان دسترسی به یک متخصص را بصورت 24 ساعته ندارد، مفید خواهد بود زیرا مشکلات ممکن است در هر زمانی رخ دهند. سلف سرویس می‌تواند کمی از فشار کاری متخصصان پشتیبانی بکاهد.
شفافیت (Transparency)
تیکتینگ به شما امکان دسترسی به جزئیاتی را می‌دهد که در سیستم ایمیل امکان دسترسی به آنها وجود ندارد. این سیستم اطلاعاتی در مورد کسب و کارها و بخش‌های مختلفی که بیشترین درخواست‌های پشتیبانی را ثبت می‌کنند، ارائه کرده و در تخصیص درست منابع به شما کمک خواهد کرد. به این طریق تخصیص منابع به شکل بهتری انجام می‌گیرد. بعلاوه یک سیستم تیکتینگ لیستی از task های ناتمام، وضعیت task ها و اینکه دقیقا چه کسی بر روی یک task خاص کار می‌کند، در اختیار شما قرار می‌دهد. تمامی این اطلاعات هنگامی مفید خواهند بود که منجر به ارائه خدمات با کیفیت و مطلوب به مشتریان شود.
اولویت بندی (Prioritization)
نرم افزار تیکتینگ یا (Ticketing software) با اولویت بندی کردن درخواست‌های مهم‌تر، به کارکنان کمک می‌کند تا آنها بتوانند ابتدا به مسائل فوری رسیدگی کنند. شما می‌توانید با طراحی یک سیستم رتبه‌بندی برای حالاتی که مشکلات خاصی در گروه‌های اولویت‌بندی خاصی قرار می‌گیرند، یک گردش کار (Work Flow) تعریف کنید. با استفاده از ایمیل، کارکنان کارها را بر اساس ترتیب دریافت ایمیل‌ها انجام می‌دهند و این بدین معنا است که یک مشکل جدی ممکن است برای مدتی طولانی حل نشده باقی بماند زیرا کارکنان در حال رفع مشکلات جزئی و کم اهمیت هستند.
کارایی (Efficiency)
نرم افزار تیکتینگ کارایی تیم پشتیبانی را افزایش می‌دهد زیرا دیگر نیاز نیست تا تیم پشتیبانی برای تصمیم‌گیری در خصوص انجام task های بعدی، ایمیل‌های مختلف را چک کنند. شما می‌توانید ایمیل‌ها را با نرم افزار تیکتینگ یکپارچه سازی کنید و در نتیجه نرم افزار، ایمیل‌ها را بطور مناسبی سازماندهی خواهد کرد. به این ترتیب، بازده افراد تیم به میزان چشمگیری افرایش پیدا کرده و این بدین معنا است که مشکلات بیشتری در زمان کمتری حل و فصل خواهند شد.
متمرکز سازی (Centralization) تا زمانی که کارکنان پشتیبانی واحد IT مجبور باشند جهت یافتن درخواست‌ها به چندین حساب ایمیل رجوع کنند، امکان سردرگمی کارکنان وجود خواهد داشت. نرم افزار تیکتینگ تمامی درخواست‌ها را در یک مکان جمع آوری می‌کند و این کار باعث کاهش استرس کارکنان پشتیبانی و در نتیجه تسریع در حل مشکلات مشتریان خواهد شد. کار کردن چندین نفر بر روی یک مشکل نیز منجر به پیچیده شدن سیستم‌های ایمیل خواهد شد. کارکنان می‌بایست به یکدیگر رونوشت (cc) ارسال کنند تا همه در جریان کارهای یکدیگر قرار گیرند. با استفاده از نرم افزار تیکتینگ، کل تاریخچه مشکل در یک مکان قرار می‌گیرد، برای مثال اطلاعاتی همچون چه کسی روی مشکل کار کرده و چه کارهایی انجام داده است.
همکاری (Collaboration)
مشکلات بسیاری وجود دارند که نیازمند تخصصی بیش از تخصص یک متخصص بخش پشتیبانی هستند. با استفاده از نرم افزار Ticketing، کارکنان می‌توانند به سرعت با یکدیگر همکاری کنند. همکاری از طریق سیستم ایمیل زمانبر است زیرا مستلزم آن است که کارکنان به ایمیل‌های یکدیگر دسترسی داشته باشند و زمان زیادی را برای یافتن مشکل صرف کنند. هنگامی که همکاری به سادگی امکان‌پذیر باشد، کارکنان پشتیبانی شانس بیشتری برای دریافت کمک از جانب همکاران خود داشته و زمان کمتری را صرف حل مشکلات به تنهایی خواهند کرد. این ویژگی منجر به داشتن مشتریان شادتر و راضی‌تری و در نهایت افزایش سود شرکت خواهد شد. سیستم های گزارش‌گیری و پیگیری سیستم‌های گزارش‌گیری و پیگیری به کارکنان پشتیبانی کمک می‌کند تا بر روی task های پیگیری شده بیشتر کار کنند. این سیستم‌ها اطلاعاتی در مورد کارهایی که هر یک از کارکنان انجام می‌دهند، زمانی که صرف هر مشکل می‌شود و اینکه آیا مشتری به خوبی راهنمایی شده است، ارائه می‌دهند. شما می‌توانید بر روی هر درخواست در سیستم، گزارش‌گیری انجام دهید، همچنین می‌توانید برای گزارش‌گیری از درخواست‌های یک کارمند خاص، بازه زمانی تعریف کنید. در سیستم‌های ایمیلی امکان گزارش‌گیری جهت پیگیری نحوه کارکرد کارکنان و اینکه چه کسی کار خود را به‌خوبی انجام می‌دهد، وجود ندارد.
